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文档压缩是很多人在日常办公、学习或者传输文件时经常会碰到的——一个很让人头疼的麻烦事，别烦躁，下面就来好好说说这档子事！先说说啥是文档压缩，简单来讲，就是通过一些方法把原来比较占空间的文档文件变小一点儿，这样一来，不管是存储在电脑、手机里占用的地方少了，还是在网上传来传去速度都会快不少；而且有时候上传文件到某些平台，人家还有大小限制，不压缩根本传不上去对不对？

压缩文档之前有几个小要点得先留意着点儿，看仔细咯：

1. 明确压缩目的——是为了节省存储空间？还是想让文件传输更快一点儿？或者单纯就是因为某个平台对上传文件大小有限制必须得压缩？不同的目的，可能选择的压缩方法和压缩程度就不太一样

2. 搞清楚文档类型——常见的文档类型有Word文档，就是那种.doc或者.docx格式的，还有PDF格式的，PPT演示文稿也经常需要压缩，甚至纯文本的.txt文件有时候也得压缩一下，不同类型的文档，压缩的门道可有挺大区别

下面就分不同的文档类型，来说说具体的压缩方法，记牢了，都是实用干活：

针对Word文档的压缩技巧，照着做准没错：

➊ 图片压缩是关键！Word文档里要是插了好多图片，那文件大小一下子就上去了，你可以右键点击图片，选择“大小和位置”，然后点“压缩图片”，在弹出的对话框里选择合适的分辨率，比如网页用、打印用啊什么的，一般选“网页/屏幕”分辨率，图片质量基本够看， 文件能小很多很多；

➋ 别放过那些隐藏内容！有时候Word文档里有一些看不见的东西，像什么修订记录、批注、隐藏文字啊等等，这些也占地方，你可以点击“文件”，然后选“信息”，再点“检查问题”，选择“检查文档”，把那些不需要的隐藏内容都删掉，能让文件小一圈儿；

➌ 字体embedding要注意！如果文档里用了一些特殊字体，并且设置了嵌入字体，那文件也会变大，要是确保对方电脑上也有这些字体，就把嵌入字体这个选项取消掉，在“文件”→“选项”→“保存”里能找到相关设置。

PDF文档的压缩方法，也有几招：

1. 用PDF编辑软件，比如说Adobe Acrobat这个软件就很不错，打开PDF文件后，点“文件”，然后选“另存为其他”，再选“减少文件大小”，接着选择画质，一般“最小文件大小”压缩出来最小，但画质可能会差一点，根据自己的需求选；

2. 在线压缩工具也挺方便的，像SmallPDF、iLovePDF这些网站，直接把PDF文件上传上去，它自动就给你压缩好了，压缩完下载下来就行，不过要注意，重要的、私密的文件最好别用在线的，怕不安全；

3. 把PDF转成压缩版PDF格式，有些软件有这个功能，直接生成专门的压缩版PDF，比普通保存小不少。

还有些通用的小贴士，也得知道：

别反复压缩同一个文件！第一次压缩效果最好，反复压缩，文件大小变化不大，反而可能把文档弄出问题，可别急着试

压缩前先备份！万一压缩完文件出问题了，或者觉得压缩后效果不好，还能靠着备份文件恢复，这一点非常非常重要；

纯文本文件别费劲！像.txt格式的纯文本文件，本身就很小了，再怎么压缩也减小不了多少空间，基本不用折腾它。

最后来几个常见问题解答，帮你解惑：

问：压缩后的文档会不会变得糊里糊涂、看不清内容

答：这得看你选择的压缩程度！要是选那种超高清压缩，那文档内容跟原来基本一样清晰；但若选的是为了把文件压得特别特别小的那种，图片、文字边缘啊可能就会有点模糊，不过一般情况下，选个中等压缩程度，又清晰文件又小，刚刚好！

问：有没有什么办法能把好多个文档一块儿压缩，省得一个一个弄

答：有啊有！可以先把这些文档放到一个文件夹里，然后右键点击文件夹，选择“发送到” → “压缩(zipped)文件夹”，这样就把多个文档打包压缩成一个整体的压缩包了，方便得很咧！

个人观点：压缩文档这事，不难，多试试几种方法，找到最适合自己的那一个，很快就能上手，以后再也不怕文件太大添麻烦！关键是得搞清楚自己的需求，然后选对方法，大胆去操作，没问题的！

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